Les actions d’accompagnement au changement permettent non seulement d’assurer cette phase de transition, mais aussi de tirer le meilleur parti de l’informatisation. Elles sont parfois négligées ou réduites à des formations, mais sont pourtant une des cles de la réussite du projet.
Or l’accompagnement au changement doit être réfléchi dans une approche globale : dès le démarrage des projets, il est important d’identifier ces impacts, d’anticiper les risques puis de définir et mettre en œuvre une démarche permettant le déploiement d’une solution dans des conditions optimales.
Dans ce cadre, notre conseil porte sur la formalisation d’objectifs concrets à atteindre et dans l’organisation pratique du projet :
- En amont, sur la base d’une analyse des processus existants, il s’agit de localiser et d’évaluer les impacts du projet informatique. Cette analyse permet de formaliser les besoins de simplification et d’harmonisation des pratiques et d’identifier les modifications de poste.
- Au cours de la mise en œuvre des outils informatiques, les utilisateurs participent à la définition et à la validation d’un système pour s’approprier dans le temps les nouvelles pratiques.
- Tout au long du projet, un plan de communication et de mobilisation est mis en place pour permettre aux acteurs de comprendre et donc d’accepter les changements à venir, ainsi que d’être informé sur l’avancement du projet
- Le plan de formation est établi au plus tôt : il doit permettre aux utilisateurs d’une part d’acquérir les connaissances pratiques de l’outil et d’autre part de présenter les modifications de procédures métiers. Il permet aux utilisateurs de situer leur travail dans un processus général. Le plan de formation intègre l’ensemble de la documentation nécessaire à la prise en main du nouveau système (manuels, procédures, fiches mémo)
- Enfin, un dispositif d’accompagnement et de support est mis en œuvre suite au déploiement pour faciliter l’appropriation de la solution. Des bilans post-démarrage avec les équipes permettent de réajuster les points organisationnels critiques.
Actuellement, nos consultants interviennent suivant cette démarche d’accompagnement aux changements auprès de la Mairie de Toulouse dans le cadre d’un projet d’e-administration et auprès d’un groupe d’agroalimentaire pour la mise en œuvre de SAP sur l’ensemble des sites du Groupe.
