Objectifs et enjeux du projet
L’Agence Technique Départementale de la Haute-Garonne (ATD31), établissement public administratif, assure auprès de 714 collectivités adhérentes (communes et EPCI) des missions de conseil et d’assistance dans différents domaines : juridique, finances, urbanisme, documentation, et informatique. Elle est également un organisme agréé de formation des élus.
L’ATD31 recevait de ses adhérents des sollicitations par courrier, fax, mail et téléphone, et en assurait le traitement en utilisant deux outils logiciels différents :
- Un outil de gestion de courriers pour les sollicitations qui concernent les domaines juridique, financier et urbanisme,
- Un outil de gestion des interventions pour les sollicitations liées à l’informatique.
De fait, le suivi de l’activité de l’ATD 31 était morcelé, et posait problème en particulier sur la base référentielle des adhérents et sur le suivi des processus.
L’ATD31 a souhaité harmoniser le dispositif de gestion des sollicitations entre les différents services et mettre en œuvre une solution unique de gestion des demandes de ses adhérents.
La mission de Comoé
Nous avons accompagné l’ATD dans son projet d’acquisition et de mise en œuvre d’une solution logicielle d’enregistrement des sollicitations des adhérents et de suivi d’activité. Le déroulement du projet se compose de trois étapes :
- Diagnostic de l’existant et définition des besoins
- Aide au choix de la solution logicielle, rédaction du dossier de consultations et auditions
- Accompagnement à la mise en œuvre de la solution
Au cours de la première phase nous avons mené des entretiens auprès des différents responsables de domaine pour comprendre les besoins et les améliorations possibles.
Parallèlement, nous avons analysé :
Les processus, les modes d’échange des données, les solutions existantes sur le plan technique, fonctionnel et financier.
Les progiciels de gestion des demandes disponibles sur le marché
En collaboration avec les équipes de l’ATD31, nous avons rédigé le cahier des charges pour l’acquisition, la mise en œuvre et la maintenance du progiciel. Nous avons ensuite accompagné l’ATD31 dans le choix de la solution en organisant des démonstrations basées sur des cas métiers concrets, spécifiques au fonctionnement de l’agence.
L’analyse de la solution, la grille d’évaluation et le rapport de choix ont été présentés à la commission du Conseil Général de la Haute Garonne, qui a retenu la solution KIMOCE.
A l’issue du choix de l’outil, nous avons assuré la coordination de la mise en œuvre de la solution en collaboration avec l’éditeur. Notamment, nous avons piloté le chantier de reprise des données de l’ancien système vers le nouvel outil.
Par ailleurs, Comoé a assuré tout au long du projet la communication et l’accompagnement au changement auprès de l’agence.
Cette mission nous a permis de valoriser notre méthode d’intervention basée sur la triple approche technique, fonctionnelle et organisationnelle.
