Objectifs et enjeux du projet
La Communauté d’Agglomération de Montpellier est composée de plus de 1500 agents répartis sur près de 50 sites différents.
La collectivité dispose d’ores et déjà d’un intranet à caractère informatif. Les nouvelles technologies disponibles aujourd’hui sur le web, et les nouvelles pratiques collaboratives, d’échange, de partage et de discussion qu’elles induisent conduisent la Collectivité à engager une refonte de cet outil afin d’en faire un véritable portail Intranet plus performant et plus convivial.
Ainsi, l’objectif de la collectivité est de tendre vers un portail intranet de type portail d’entreprise, devant répondre aux trois objectifs principaux suivants :
- répondre aux besoins d’informations internes et de RH ;
- répondre aux besoins de communication interne ;
- répondre aux besoins techniques d’agrégation d’applicatifs internes pour offrir une interface de travail personnalisée aux utilisateurs.
Parallèlement, cette refonte est l’occasion de redéfinir l’organisation autour des contributions sur le futur portail.
La collectivité a souhaité bénéficier d’une assistance à maitrise d’ouvrage pour accompagner ce projet mené conjointement par la Direction des Ressources Humaines, la Direction de la Communication et la Direction des Ressources Informatiques.
La mission de Comoé
Menée en étroite collaboration avec notre partenaire Consul’TIC, nous avons participé activement au pilotage du projet. La mission s’est déroulée en quatre phases :
1. Analyse de l’intranet existant, recueil des pratiques et des besoins des agents.
2. Elaboration des spécifications fonctionnelles, analyse budgétaire et élaboration de la feuille de route
3. Préparation de la consultation avec la rédaction du CCTP et de la grille d’analyse des offres
4. Formalisation de l’organisation éditoriale et des circuits de contribution, puis accompagnement à la mise en place de l’organisation définie.
L’équipe pluridisciplinaire menée par Comoé et son partenaire
La mise en place d’ateliers participatifs avec différents panels d’utilisateurs représentatifs des différents sites, métiers et statuts a également permis d’engager une réflexion profonde sur le futur Intranet et préparer ainsi avec les futurs acteurs de l’intranet les changements induits par cette refonte.
