COSAT - Refonte du système de gestion de l’association


COSAT (Comité des Œuvres Sociales des Agents de la ville de Toulouse et assimilés)


Accompagnement à la refonte du système de gestion de l’association

Objectifs et enjeux du projet

Le COSAT propose, soit directement soit par l’intermédiaire d’organismes spécialisés, des prestations sociales, culturelles et sportives aux agents de la ville (et assimilés) et à leurs enfants.

Pour gérer les adhérents (plus de 30 000 bénéficiaires) et les prestations proposées (plus de 700 séjours organisés par an, environ 15 000 allocations, près de 30 000 places de cinémas, 8 000 locations, …), le COSAT dispose depuis 2002 d’un outil de gestion de ses activités, développé pour ses besoins propres.
Les difficultés récurrentes dans l’utilisation de cet outil ont engagé le COSAT dans un projet de fiabilisation ou de refonte de son système d’information.

Le COSAT a souhaité être conseillé dans ce projet, en envisageant deux possibilités :

  • la stabilisation de l’outil actuel
  • la recherche et la mise en place d’un outil progiciel adapté aux besoins, et donc le remplacement de l’existant.

Les clés du succès en trois points :

  • Des délais de projets réduits pour garantir la continuité de service proposée aux adhérents.
  • L’intégration de la solution au système comptable et financier.
  • Une volonté d’ouverture du système d’information en extranet auprès des adhérents.

La mission de Comoé

Nous avons accompagné le COSAT en trois temps :

1. La définition de la stratégie de refonte

Nous avons mené des entretiens auprès des différents responsables de domaine pour comprendre les besoins et les dysfonctionnements rencontrés.
Parallèlement, nous avons analysé :

  • la solution existante sur le plan technique, fonctionnel et financier, et notamment les coûts de maintenance.
  • les progiciels de gestion des Comités d’Entreprises et des COS
    A partir des différents scénarios que nous avons proposés, le COSAT a décidé de remplacer son outil par un progiciel.

2. Le choix de la nouvelle solution

Nous avons rédigé le cahier des charges pour l’acquisition, la mise en œuvre et la maintenance de ce progiciel de gestion.
Nous avons accompagné le COSAT dans le choix de la solution en organisant des démonstrations basées sur des cas métiers concrets, spécifiques au COSAT.
Parallèlement, nous avons validé l’intégration des progiciels étudiés au système d’information et à l’architecture technique existante. A cette occasion, nous avons optimisé le contrat d’accès internet du COSAT.

3. L’accompagnement à la mise en œuvre

Nous avons assuré la coordination de la mise en œuvre de la solution en collaboration avec l’éditeur. Notamment, nous avons piloté le chantier de reprise des données de l’ancien système vers le nouvel outil.

Par ailleurs, nous avons assuré tout au long du projet la communication et l’accompagnement au changement auprès de l’ensemble des salariés du COSAT. Nous avons participé à la rédaction des nouvelles procédures de travail.

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